Enterprise Wiki für Forschungseinrichtungen, Hochschulen und Behörden: Organisationswissen strukturiert, verantwortet und dauerhaft auffindbar – auf Basis von Plone, 100 % Open Source.
Zentrale Kommunikation, Enterprise Wiki und eine Suche über alle Systeme – mit einheitlichen Rechten und einer Governance, die auch die zentrale IT trägt. Auf Plone, Open Source, eigene Infrastruktur.
Screenshot 1 – Startseite Intranet-Portal
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Die Herausforderung
Ein doppeltes Governance-Problem
Mit wachsender Größe verteilt sich Wissen über immer mehr Systeme – Portal, Wiki, DMS, Chat. Zwei Probleme entstehen dabei gleichzeitig.
Inhaltliche Governance
Informationen liegen verstreut, Veraltetes steht gleichrangig neben Aktuellem. Systeme außerhalb des kuratierten Intranets folgen nicht denselben Qualitätsansprüchen – und gerade bei Wikis bleibt offen, wer das Wissen langfristig verantwortet.
IT-Governance
Fachsysteme hängen oft nicht an AD/LDAP. Ohne einheitliche Rechte über Systemgrenzen hinweg gibt es keine rechtssichere Suche – und Ausscheidende oder Externe behalten Zugriff auf Inhalte, die sie nicht sehen dürften.
Dazu der Zeitdruck: Atlassian beendet den On-Premise-Betrieb von Confluence (Data Center) zum 28.03.2029. Wer digital souverän bleiben will, braucht rechtzeitig eine Alternative.
Der Ansatz
Ein System statt vieler Silos
Kommunikation und Wissensmanagement sind im Kern dasselbe: dauerhaftes, verantwortetes Wissen. Also gehört beides auf eine Plattform – nicht nur verlinkt. Moment-Werkzeuge wie Chat bleiben eigenständig und werden über Suche und Informationsarchitektur angebunden. Die Zukunft des Intranets entscheidet sich nicht an der Zahl der Funktionen, sondern daran, wie gut eine Einrichtung ihr Wissen strukturiert, verantwortet und nutzbar macht.
Informationsarchitektur
schafft Ordnung.
Governance
schafft Verantwortung.
Redaktion
schafft Qualität.
Suche
verbindet alles.
Was Sie gewinnen
Der Nutzen für Ihre Einrichtung
Ein System statt vieler Silos
Portal und Wissensmanagement auf einer Plattform – ein Anlaufpunkt für alle, weniger Betrieb, weniger Schulung.
Rechtssichere Suche
Einheitliche Rechte über AD/LDAP heißt: die zentrale Suche findet alles, zeigt aber niemandem, was er nicht sehen darf.
Aktuelle, verlässliche Inhalte
Content-Lifecycle-Management, Arbeitskopien und Versionierung halten Inhalte aktuell und jede Änderung nachvollziehbar.
Digitale Souveränität
Plone, offene Formate, europäisches Hosting. Kein Zwang in die Cloud eines einzelnen Herstellers.
Fundament für KI
Strukturierte Inhalte und klare Rechte sind die Voraussetzung für verlässliche KI-Antworten (RAG) – nicht das Modell.
Barrierefrei von Anfang an
Umsetzung nach BITV und EN 301 549 als Teil des Themes, nicht nachträglich aufgesetzt.
Das System in Aktion
Ein System für Kommunikation, Wissen und Zusammenarbeit
So sieht das in der Praxis aus – vom kuratierten Portal bis zum Enterprise Wiki, auf derselben Basis, mit einer Suche darüber.
Intranet-Portal
Zentrale Kommunikation, der Mitarbeitende vertrauen
Das Herz bleibt das klassische Intranet: geplant, geprüft, verantwortet veröffentlicht. Nachrichten und Termine lassen sich über Facetten durchsuchen und filtern – die Filter legen Redakteur:innen selbst im Interface fest.
Organisationseinheiten
Eigene Bereiche, ohne die Struktur zu verlieren
Institute und Organisationseinheiten bekommen eigene Seitenbereiche mit eigenen Redaktionsrechten – im bestehenden Seitenbaum, als Subsite mit eigener Navigation oder als Subsite mit komplett eigenem Design.
Content-Lifecycle-Management
Inhalte, die aktuell bleiben – nachweisbar
Zu jedem Inhalt sind Autor:in, Veröffentlichung und letzte Änderung sichtbar. Arbeitskopien erlauben Überarbeitung mit Freigabe, die Historie hält jede Änderung fest und vergleicht zwei Versionen direkt nebeneinander.
Wissensmanagement / Enterprise Wiki
Ein Wiki für die tägliche Zusammenarbeit
Workspaces sind Wiki-Bereiche, in denen Teams freier und agiler arbeiten – mit denselben redaktionellen Möglichkeiten und derselben zentralen IT-Governance wie das Portal. Bewusst visuell abgesetzt, damit klar ist, welche Regeln gerade gelten.
Zusammenarbeiten
Kommentieren, vorschlagen, gemeinsam entscheiden
Inhalte lassen sich inline kommentieren und diskutieren, Änderungsvorschläge per Klick annehmen oder verwerfen. Meeting Notes verteilen Aufgaben mit Termin, Personen werden per @ aus dem zentralen Verzeichnis erwähnt.
Suche & KI
Eine Suche über alle Systeme – rechtssicher
Die zentrale Suche findet Inhalte über Portal, Workspaces und angebundene Drittsysteme hinweg. Weil Rechte über Solr einheitlich geprüft werden, liefert sie keine Treffer, die jemand nicht sehen darf. Optional beantwortet eine KI-Suche Fragen und nennt die Quellen.
Content-Lifecycle-Management mit dem Forschungszentrum Jülich entwickelt
Open Source auf Basis von Plone – offene Formate, eigene Infrastruktur
Barrierefrei nach BITV / EN 301 549
Für wen
Gebaut für große Wissensorganisationen
Kommunikationsabteilungen
die verlässliche, aufbereitete und ansprechende Informationen bereitstellen wollen – nutzerzentriert statt organisationszentriert.
Zentrale IT
die einheitliche Rechte über Systemgrenzen hinweg und einen souveränen Betrieb ohne Vendor-Lock-in braucht.
Dezentrale Organisationseinheiten
die Freiraum für ihre Projekte wollen – mit der Governance, die im Gesamtsystem nötig ist.
Große Wissensorganisationen
Forschungseinrichtungen, Hochschulen und Behörden mit gewachsenen Wiki- oder Confluence-Beständen.
Sehen Sie das System an einem echten Beispiel
In einer kurzen Demo führen wir Portal, Wissensmanagement und die zentrale Suche live vor.
