Intranet und Wissensplattform in einem System

Zentrale Kommunikation, Enterprise Wiki und eine Suche über alle Systeme – mit einheitlichen Rechten und einer Governance, die auch die zentrale IT trägt. Auf Plone, Open Source, digital souverän auf eigene Infrastruktur.

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Die Herausforderung

Das doppelte Governance-Problem.

Mit wachsender Größe verteilt sich Organisationswissen über immer mehr Systeme — Portal, Wiki, Dokumentenmanagementsystem, Diskussionsforen, Chat, usw. Zwei zentrale Probleme entstehen dabei gleichzeitig:

Inhaltliche Governance

Informationen liegen verstreut, Veraltetes steht gleichrangig neben Aktuellem. Mitarbeitende finden Informationen nicht. Systeme außerhalb des kuratierten Intranets folgen nicht denselben Qualitätsansprüchen — gerade bei Wikis bleibt offen, wer das Wissen langfristig verantwortet. Je mehr Inhalte ungepflegt sind, desto schlechter funktioniert die Suche nach diesen.

IT-Governance

Die zentrale IT muss viele unterschiedliche Systeme betreiben und aktuell halten, viele verschiedene Systeme müssen zusammenarbeiten — das treibt Unterhalts- und Schulungskosten in die Höhe. Unterschiedliche Rollen- und Rechtesysteme erschweren eine rechtssichere Suche über alle Systeme hinweg — die Einführung einer KI-Suche, die konkrete Fragen beantworten kann, ist blockiert, benötigt nämlich genau diese Konsistenz als Grundlage.

Dazu der Zeitdruck: Atlassian beendet den On-Premise-Betrieb von Confluence (Data Center) zum 28.03.2029. Wer digital souverän bleiben will, braucht rechtzeitig eine Alternative.

Der Ansatz

Ein System statt vieler Silos

Kommunikation und Wissensmanagement sind im Kern dasselbe: dauerhaftes, verantwortetes Wissen. Also gehört beides auf eine einheitliche Plattform – nicht nur miteinander verlinkt. Moment-Werkzeuge wie Chat bleiben eigenständig und werden über Suche und Informationsarchitektur angebunden. Für Kommunikation und Wissensmanagement gilt:

Informationsarchitektur

schafft Ordnung.

Governance

schafft Verantwortung.

Redaktion

schafft Qualität.

Suche

verbindet alles.

Was Sie gewinnen

Der Nutzen für Ihre Einrichtung

Ein System statt vieler Silos

Portal und Wissensmanagement auf einer Plattform — ein zentraler Anlaufpunkt für alle Mitarbeitende, deutliche Reduzierung von Betrieb- und Schulungskosten.

Rechtssichere Suche

Einheitliche Rechte über alle Systeme hinweg: Die zentrale Suche findet alles, zeigt aber niemandem, was er nicht sehen darf.

Aktuelle, verlässliche Inhalte

Klare Verantwortlichkeiten für jeden Inhalt durch Content-Lifecycle-Management. Arbeitskopien und Versionierung halten Inhalte aktuell und nachvollziehbar.

100 % digitale Souveränität

100% Open Source, offene Formate, offene Schnittstellen. Hosting auf eigener Infrastruktur. Kein Vendor Lock-in. Kein Zwang in die Cloud.

Fundament für KI

Strukturierte Inhalte und klare Rechte sind die Voraussetzungen für verlässliche KI-Antworten (RAG) auf eigener Infrastruktur.

Barrierefrei nach BITV

Umsetzung nach BITV 2, WCAG 2.1 und EN 301 549 für alle Bestandteile der Lösung. Von Anfang an mitgedacht und nachgewiesen.

Das System in Aktion

Ein System für Kommunikation, Wissen und Zusammenarbeit

So sieht das in der Praxis aus – vom kuratierten Intranet Portal bis zum Enterprise Wiki, auf derselben Basis, mit einer Suche darüber.

Intranet-Portal

Zentrale Kommunikation, der Mitarbeitende vertrauen

Das Herz bleibt das klassische Intranet: Informationen werden redaktionell aufbereitet, eine gute Informationsarchitektur leitet die Mitarbeitenden zum richtigen Inhalt. Inhalte werden geplant, geprüft, verantwortet und veröffentlicht. Governance schafft Verantwortung, Redaktion schafft Qualität. Inhalte und Struktur, denen Mitarbeitende vertrauen können.

Organisationseinheiten

Eigene Bereiche, ohne die Struktur zu verlieren

Institute und Organisationseinheiten bekommen eigene Seitenbereiche mit eigenen Redaktionsrechten und Verantwortlichkeiten — entweder in der bestehenden Seitenstruktur, als Subsite mit eigenem Header, Footer und eigener Navigation oder sogar mit einem komplett eigenständigen Design.

Content-Lifecycle-Management

Inhalte, die aktuell bleiben – nachweisbar

Zu jedem Inhalt sind Autor:in, Veröffentlichung und letzte Änderung sichtbar. Arbeitskopien erlauben die Überarbeitung mit einem fest definierten Freigabeprozess, die Historie macht jede Änderung nachvollziehbar und revisionssicher.

Enterprise Wiki

Ein Wiki für die tägliche Zusammenarbeit

Workspaces sind Wiki-Bereiche, in denen Organisationseinheiten und Teams freier und agiler arbeiten — mit denselben redaktionellen Möglichkeiten für Qualität und unter der zentralen IT-Governance. Workspaces sind bewusst visuell vom Portal abgesetzt, damit eindeutig erkennbar ist, welche organisatorischen Regeln gerade gelten.

Zusammenarbeiten

Kommentieren, vorschlagen, gemeinsam entscheiden

Inhalte können direkt an der betreffenden Stelle kommentiert und diskutiert werden. Änderungsvorschläge lassen sich per Klick annehmen oder verwerfen. Aufgaben können mit festem Termin Personen zugeordnet werden, die mit einem einfachen „@“ im zentralen Verzeichnisdienst gefunden werden.

Suche

Eine Suche über alle Systeme – rechtssicher

Die zentrale Suche findet Inhalte über Portal, Workspaces und angebundene Drittsysteme hinweg. Zugriffsrechte werden geprüft und eingehalten, Mitarbeitende finden nur genau die Inhalte, die sie auch wirklich sehen dürfen.

Content-Lifecycle-Management mit dem Forschungszentrum Jülich entwickelt

Open Source auf Basis von Plone – offene Formate, eigene Infrastruktur

Barrierefrei nach BITV / EN 301 549

Für wen

Gebaut für große Wissensorganisationen

Kommunikation

die verlässliche, aufbereitete und ansprechende Informationen bereitstellen wollen – nutzerzentriert statt organisationszentriert.

Zentrale IT

die einheitliche Rechte über Systemgrenzen hinweg und einen souveränen Betrieb ohne Vendor-Lock-in braucht.

Dezentrale Einheiten

die Freiraum für ihre Projekte brauchen — mit einer Governance, die für das Gesamtsystem notwendig ist.

Wissensorganisationen

wie Forschungseinrichtungen, Hochschulen und Behörden mit gewachsenen Wiki- oder Confluence-Beständen, die ihre Inhalte langfristig sicher und digital souverän verwalten möchten.

Sehen Sie das System an einem echten Beispiel

In 30 Minuten führen wir Portal, Wissensmanagement und die zentrale Suche live vor — online, ohne Vorbereitung auf Ihrer Seite.