Relaunch Intranet Bundesbehörde

Von Plone 2.5 zu einer leistungsstarken, nutzerfreundlichen Intranetlösung für eine Bundesbehörde mit Plone 6.

Eine große deutsche Bundesbehörde setzt ein Plone-basiertes internes Informationsportal ein, um tausende Mitarbeitende standortübergreifend mit relevanten Informationen, Dokumenten und Kontakten zu versorgen. Seit vielen Jahren unterstützt das Intranet der Bundesbehörde die tägliche Arbeit und den Wissenstransfer. Mit der Umstellung auf Plone 6 und das Volto Light Theme können Inhalte nun zeitgemäß, transparent und benutzerfreundlich präsentiert werden.

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Ausgangslage

Die bestehende Intranet-Lösung der Bundesbehörde basierte noch auf Plone 2.5 – einer inzwischen stark veralteten Version. Die Benutzeroberfläche von Plone 2.5 entsprich nicht mehr den heutigen Standards und Anforderungen, wichtige Funktionen fehlten oder waren nur eingeschränkt nutzbar. Eine zeitgemäße, leistungsstarke Suche gab es nicht, und die Integration von Personendaten in den Arbeitsalltag war nur rudimentär vorhanden.

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Herausforderungen

Die Bundesbehörde stand vor mehreren Herausforderungen im Zuge des Intranet Relaunches:

  • Technologische Modernisierung: Migration von einer über zehn Jahre alten Plone-Version auf den aktuellen Stand.

  • Suchfunktion optimieren: Bereitstellung einer leistungsfähigen, intuitiven Suche, die unscharfe Ergebnisse, Synonyme, Facettierung, Autocomplete und weitere Enterprise-Suchfeatures zur Verfügung stellt.

  • Personenverzeichnis: Automatisierte Synchronisierung von Personendaten aus LDAP/AD und einer externen Mitarbeiterdatenbank. Auflistungen von Personen für Organisationseinheiten oder Fachbereiche oder für Kontaktinformationen. Einbindung der Personen in die Autocomplete-Suche und in die facettierte Suche.

  • Nutzerfreundlichkeit steigern: Schneller Zugriff auf Kontakte, Kompetenzen und organisatorische Strukturen.

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Lösungen

Mit der Migration auf Plone 6 in Kombination mit dem Volto Light Theme entstand eine moderne, barrierearme Benutzeroberfläche. Die Implementierung von Apache Solr als Suchbackend brachte eine völlig neue Qualität der Informationssuche:

  • Unscharfe Suche: Finde Inhalte auch bei Tippfehlern oder ungenauen Suchbegriffen.

  • Facettierte Ergebnisse: Filterung nach Themen, Standorten, Organisationseinheiten, Kompetenzen u. v. m.

  • Autocomplete: Vorschläge während der Eingabe beschleunigen die Suche.

  • LDAP/AD-Anbindung: Die LDAP/AD-Anbindung sorgt dafür, dass Personendaten automatisch aktuell sind. Mitarbeitende können sich über erweiterte Personenprofile mit Foto, Kontaktdaten und Kompetenzen präsentieren.

  • Integration Personen in Suche: Die Personenprofile sind vollständig in die Suche integriert, sodass bereits die Eingabe weniger Buchstaben genügt, um eine Person samt Telefonnummer und E-Mail zu finden.

Das neue Intranet der Bundesbehörde bietet eine transparente, nachvollziehbare Präsentation von Inhalten, eine leistungsfähige und komfortable Suche sowie eine nahtlose Integration von Personendaten. Informationsflüsse sind optimiert, und die standortübergreifende Zusammenarbeit wird durch die verbesserten Such- und Filterfunktionen deutlich erleichtert. Die Behörde verfügt nun über ein zukunftssicheres, wartungsfreundliches System, das sowohl den technologischen als auch den organisatorischen Anforderungen gerecht wird.

Die nächsten Ausbauschritte sind bereits geplant und wir begleiten das Projekt kontinuierlich weiter.

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