Intranet Forschungszentrum Jülich

Ausgangslage

Das Forschungszentrum Jülich betrieb sein Intranet auf Basis des Government Site Builders (GSB) Version 7. Das System war veraltet, wenig benutzerfreundlich und konnte die komplexe Organisationsstruktur des Zentrums nicht ausreichend abbilden. Sowohl Redakteur:innen als auch Nutzer:innen waren mit der Usability unzufrieden. Hinzu kam, dass das Support-Ende des GSB eine dringende technische Neuausrichtung erforderlich machte.

Herausforderungen

• Support-Ende: Das bisher eingesetzte CMS wurde ab Ende 2020 nicht mehr unterstützt, was eine schnelle Lösung erforderlich machte.

• Komplexität: Die Abbildung der vielschichtigen Organisationsstruktur und die Migration aller Daten mussten innerhalb von nur 12 Monaten realisiert werden.

• Nutzerzufriedenheit: Redakteur:innen vermissten essentielle Features, während die Endnutzer:innen mit einer unübersichtlichen Seitenstruktur und einer ineffizienten Suchfunktion kämpften.

Lösungen

Um den vielfältigen Herausforderungen des Projekts gerecht zu werden, haben wir einen ganzheitlichen Ansatz gewählt, der die parallele Bearbeitung technischer und organisatorischer Aspekte ermöglichte. Zunächst führten wir eine detaillierte Analyse des bestehenden Intranets durch. Dabei untersuchten wir die bestehende Informationsarchitektur, bewerteten die Funktionalität der Suchfunktion und deren Ergebnisse und erfassten die Anforderungen aller relevanten Stakeholder.

Auf Grundlage dieser Analyse entwickelten wir ein umfassendes Konzept und planten die Umsetzung. Ein benutzerzentriertes UX-Konzept wurde erstellt, um die Bedienbarkeit zu verbessern, während die Informationsarchitektur grundlegend überarbeitet wurde, um eine intuitive Navigation zu gewährleisten. Zusätzlich entwickelten wir ein „Intranet im Intranet“-Konzept, das den spezifischen Bedürfnissen der Organisationseinheiten Rechnung trägt. Neue Funktionen wie Personenprofile und Mitarbeiter:innen-Listen wurden eingeführt und die Suchfunktion dahingehend optimiert, qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern.

In der technischen Umsetzungsphase migrierten wir alle Daten aus dem alten System vollständig und entwickelten ein flexibles sowie skalierbares Content-Management-System (CMS), das die zukünftigen Anforderungen des Forschungszentrums erfüllt. Schließlich integrierten wir eine leistungsstarke Suchfunktion, die präzise und relevante Ergebnisse liefert und die Nutzerfreundlichkeit des neuen Intranets maßgeblich erhöht.

Ergebnis: Ein modernes, leistungsfähiges Intranet

Innerhalb von nur 12 Monaten wurde ein vollständig neues Intranet implementiert, das die Anforderungen des Forschungszentrums Jülich umfassend erfüllt.

Highlights des neuen Systems:

• Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Navigation und eine optimierte Informationsarchitektur erleichtern die Nutzung.

• Flexibilität: Die Organisationseinheiten können sich selbstständig verwalten, ohne auf zentrale Unterstützung angewiesen zu sein.

• Effiziente Suche: Eine leistungsstarke Suchfunktion liefert präzise und qualitativ hochwertige Ergebnisse, inklusive der Suche nach Personenprofilen.

• Zukunftssicherheit: Das neue CMS bietet eine solide technische Grundlage und ist skalierbar für zukünftige Entwicklungen.

Erfolgsfaktoren:

• Effiziente Zusammenarbeit: Enge Abstimmung mit allen Organisationseinheiten und Stakeholdern.

• Schnelligkeit: Umsetzung aller Anforderungen innerhalb des knappen Zeitrahmens von 12 Monaten.

• Benutzerzentrierung: Fokussierung auf die Bedürfnisse der Redakteur:innen und Endnutzer:innen.